5.1 Управление страницами
В разделе «Управление страницами» (см. Рис. 39) реализовано управление основными настройками журнала: его структурой, внешним видом и т.д. (Рис. 40).
Рис. 40 – Управление страницами
Раздел «Управление страницами» предназначен для работы со страницами журнала (см. Рис. 40):
- Выбор файлов (п. 5.1.1);
- Разделы (п. 5.1.2);
- Формы для рецензентов (п. 5.1.3);
- Языки (п. 5.1.4);
- Импрессум (п. 5.1.5);
- Почта (п. 5.1.6);
- Инструменты (п. 5.1.7);
- Настройка журнала (п. 5.4);
- Статистика и отчеты (п. 5.1.8);
- Платежи (п. 5.1.9);
- Объявления (п. 5.1.10);
- Подписки (п. 7.7);
- Модули (п. 8);
- Импортировать/экспортировать данные (п. 8.5).
5.1.1 Выбор файлов
В разделе описано управление файлами журнала через файловую директорию.
На Платформе у каждого журнала есть собственное файловое хранилище. Оно предназначено для хранения всех файлов, связанных с работой журнала: опубликованных статей, выпусков, изображений, рабочих документов и т.п.
Файловое хранилище делится на системные папки, такие как articles (файлы статей) и issues (файлы выпусков). Эти папки нельзя удалять или изменять. Однако редакция может создавать собственные папки, например, для хранения договоров, образцов или дополнительных документов.
Внутри каждой системной папки файлы организованы по структуре:
Submission – файлы, поданные авторами;
Review – файлы, связанные с процессом рецензирования;
Editing – файлы после литературного редактирования;
Published – окончательные версии статей.
Все изменения фиксируются на Платформе, что позволяет проследить историю работы над статьёй и восстановить необходимые данные.
Для размещения образцов договоров, сопроводительных писем, шаблонов оформления статей или других файлов следует:
- Зайти в раздел «Издатель» в личном кабинете.
- Перейти в меню «Выбор файлов».
- Создать папку, например, «Договоры», и загрузить файлы.
- Скопировать ссылку на файл и вставить её в нужное место на сайте, например, в раздел «Правила для авторов».
С файлами можно выполнять следующие действия:
- Загрузить в хранилище через интерфейс Платформы;
- Удалить, если файл больше не нужен;
- Скачать для работы на локальном устройстве;
- Скопировать публичную ссылку для внешнего доступа.
Ссылки на файлы бывают двух типов.
Приватная – доступна только авторизованным пользователям;
Публичная – позволяет любому пользователю скачать файл без авторизации. Используется для документов, которые должны быть доступны широкому кругу пользователей.
Помимо этого, Платформа позволяет загружать файлы, не привязанные к каким-либо статьям или разделам. Это могут быть шаблоны для авторов, документы, фотографии или даже видео. Все загруженные файлы сохраняются в архиве Платформы, и доступ к ним можно предоставить через ссылки.
Важно. Загруженные файлы сохраняются на Платформе навсегда, и, если пользователю нужно найти старую версию документа, он всегда сможете это сделать.
5.1.2 Разделы
Разделы – это тематические или типологические рубрики журнала (например, «Оригинальные статьи», «Обзоры литературы», «Краткие сообщения»).
В данном блоке возможно создание, редактирование и удаление разделов журнала. Список разделов журнала представлен таблицей со следующими столбцами: «Название раздела», «Сокращение», «Действие». Кнопка «Создать раздел» расположена в нижней части таблицы (Рис. 41).
Рис. 41 – Разделы журнала
Разделение контента журнала на рубрики играет важную роль для всех участников процесса:
для читателей: статьи сгруппированы по типам публикаций или тематикам, что упрощает поиск нужной информации;
для авторов: при подаче материалов они могут выбрать наиболее подходящий раздел, что повышает точность размещения статей;
для редакции: структурированная система разделов облегчает обработку и управление публикациями.
Разделы или рубрики используются для структурирования содержимого журнала. Пользователь сам определяет, какие разделы будут использоваться, в зависимости от типа контента или тематики.
Например:
По типам публикаций: оригинальные исследования, обзоры, краткие сообщения.
По направлениям: кардиология, неврология, химия полимеров.
Каждый раздел может быть активным или архивным:
Активные – для текущих публикаций.
Архивные – содержат статьи прошлых лет, не используемые для новых публикаций.
5.1.2.1 Создание раздела
По умолчанию создается один технический раздел «Статьи». Его необходимо донастроить (если в журнале предполагается деление статей журнала по разделам): сделать невидимым для пользователей и предоставить доступ только редакторам. Для статей название на русском языке должно остаться Статьи/Article и сокращенные названия СТАТ/ART соответственно.
Новые разделы создаются в соответствии с редакционной политикой журнала. При этом следует учитывать, что Платформа не позволяет создавать многоуровневые разделы.
Пример: «Оригинальные статьи», «Обзор литературы», «Краткие сообщения».
Для каждого раздела указывается:
- название на русском и английском языках;
- сокращение (при необходимости);
- правила раздела (опционально).
Разделы помогают структурировать контент журнала. Это важно как для читателей, так и для авторов, потому что.:
- читатели видят статьи, сгруппированные по типам публикаций или тематикам;
- авторы выбирают соответствующий раздел при подаче статей;
- редакция и система управления легче обрабатывают материалы, разбитые на разделы.
Кроме того, разделы позволяет отразить специфику журнала. Например, в журнале по медицине могут быть разделы «Клинические исследования», «Экспериментальные исследования», «Обзоры» и т.д.
5.1.2.2 Настройка раздела
Для настройки раздела требуется заполнить поля:
Название раздела на русском и английском языках;
Краткое описание, включая требования к статьям, подаваемым в этот раздел;
Дополнительные настройки:
- требуется ли резюме (аннотация);
- включается ли раздел в индексацию;
- может ли автор выбирать раздел при подаче статьи или это делает редакция.
5.1.2.3 Пример создания раздела «Экспериментальные исследования»
Русское название: Экспериментальные исследования.
Английское название: Experimental Studies.
Описание: Включает статьи, посвящённые лабораторным исследованиям.
Требовать резюме: да.
Индексация: включена.
Доступ для авторов: авторы могут выбрать раздел при подаче статьи.
После создания раздел появится в списке на сайте, авторы смогут выбирать его при подаче статьи.
5.1.2.4 Особые случаи
Если в журнале не создано ни одного раздела, доступного для подачи статей авторами, Платформа не позволит принимать новые рукописи, но допускаются следующие случаи.
1. Статьи без разделов
Если в журнале есть статьи, которые не должны относиться к определённым разделам (например, некрологи), они могут быть помещены в технический раздел. Этот раздел скрывается из общего списка, и его название не отображается в содержании выпуска.
2. Ограничения отображения авторов
В некоторых случаях (например, для некрологов) можно настроить раздел так, чтобы имена и контакты авторов не отображались.
3. Импорт данных
При импорте статей из внешних баз (например, РИНЦ) статьи без привязки к разделам автоматически попадают в технический раздел.
5.1.2.5 Проверка отображения созданного раздела
После создания разделов следует проверить: как это отображается:
На сайте. Открыть страницу журнала и посмотреть список разделов. Раздел «Статьи» будет скрыт, если он настроен как технический.
При подаче статьи. В форме подачи статьи отображаются все разделы, включая технический, но только для администраторов или редакторов. Рядовые пользователи его не увидят.
Важно.
1) У рубрик обязательно должны быть названия на русском и английском языках, иначе возникнут проблемы с импортом и отображением.
2) Если встречаются дублирующие рубрики, их нужно удалять. При попытке удаления раздела, в котором есть статьи, размещенные в нем, Платформа выдаст список этих статей и не удалит раздел. В подобном случае перед удалением раздела все статьи из него необходимо вручную перенести в нужный раздел.
5.1.3 Формы для рецензентов
Форма рецензирования зависит от контента журнала, типа статьи или её темы. Рецензентам могут быть заданы разные вопросы, например, для клинического случая, краткого сообщения или оригинального исследования вопросы будут отличаться от тех, которые задают рецензентам при рецензировании обзорной статьи, большой исторической работы, аналитического обзора или лекции.
Платформа позволяет создавать разные формы рецензий для различных разделов журнала, и по умолчанию можно настроить разные формы для разных типов статей. Редактор, который отправляет приглашение рецензенту для рецензирования конкретной статьи, всегда может изменить форму рецензирования по умолчанию или вовсе убрать её. В этом случае рецензент увидит два поля для заполнения:
- одно для общей рецензии, которое будет доступно и авторам;
- другое для комментариев только редактору, если рецензент считает, что определённые замечания не должны быть раскрыты автору.
Некоторые журналы не создают отдельные формы для рецензий, а просто используют эти два поля для свободных комментариев.
В данном разделе описана реализация возможности создания форм рецензии. Уже созданные формы перечислены в типичной таблице со столбцами «Заголовок», «На рецензии», «Заполнено», «Действие». Создать форму рецензии можно нажав кнопку «Создать форму рецензента» внизу таблицы (Рис. 42). По умолчанию форма рецензии содержит два текстовых поля:
– Для автора и редактора;
– Для редактора.
Рис. 42 – Формы для рецензентов
Вновь созданные формы рецензии можно назначать для отдельных журналов, а также для разных разделов в выбранном журнале. В случае назначения форм рецензии для разделов журнала, редактор сможет выбрать определенную форму рецензии при отправке рукописи рецензенту. Редактор всегда может по собственному усмотрению назначить форму рецензии на определенную рукопись.
Формы для рецензирования можно настроить в разделе Рецензирование:
- создать стандартные вопросы для рецензентов;
- указать формат ответов (например, открытый текст, шкала оценки);
- настроить формы для работы на нескольких языках.
Заполненные рецензентами формы сохраняются в текстовом формате и могут использоваться для экспорта данных, например, в РИНЦ.
После создания формы рецензента ее необходимо включить, иначе она не будет доступна для использования.
Предусмотрено два типа форм: стандартная и адаптированная под тематику статьи. Это позволяет задавать вопросы, специфичные для типа рецензируемого материала. Например, для клинического исследования рецензенту предложат вопросы о методологии, этических аспектах и других важных моментах. Для обзорной статьи акцент будет на анализе литературы, актуальности темы и других вопросах. Можно настроить формы, изменяя поля рецензии в зависимости от типа статьи.
Платформа позволяет добавлять дополнительные вопросы, которые появятся в конце формы рецензии. Эти вопросы могут быть обязательными или опциональными, в зависимости от того, какую информацию нужно собрать для дальнейшего редактирования или принятия решения о публикации статьи. Например, можно добавить вопрос о том, следует ли рекомендовать статью к публикации или необходимо внести существенные изменения перед её публикацией. Эти вопросы можно настроить по умолчанию для всех рецензий, но редактор всегда может изменить или удалить их, если потребуется.
5.1.4 Языки
Платформа поддерживает несколько языков и может работать как многоязычная система, позволяющая переключаться между языками на каждой странице и вводить данные на нескольких языках сразу (Рис. 43).
Рис. 43 – Языки
Можно выбирать языковые интерфейсы для взаимодействия с аудиторией авторов и читателей. Платформа позволяет создавать сайт журнала на нескольких языках, независимо от того, на каком языке публикуются полные тексты статей.
Можно настроить интерфейс, навигацию, информационные блоки и описание журнала на любом языке, который необходим.
Если статьи будут востребованы, например, в Китае, можно добавить китайский язык в интерфейс сайта журнала. Также можно перевести правила для авторов и описание журнала. При этом необязательно размещать полные тексты статей или даже аннотации на китайском языке.
Тем не менее, аудитория, заинтересованная в журнале, сможет комфортно использовать сайт для поиска статей.
Примечание. На Платформе отсутствует система автоматического перевода, и в настоящее время её внедрение не планируется. Переводы интерфейса осуществляются переводчиками, которые адаптируют интерфейс на нужные языки (например, с русского на китайский или португальский). После этого переводы интегрируются на Платформу, и пользователь может подключать необходимые языковые интерфейсы. Языки, для которых переводы интерфейса уже интегрированы на Платформу, приведены на Рис. 43.
Следует отметить, что некоторые пользователи включают автоперевод в браузере, что никак не связано с Платформой. Это позволяет перевести любой сайт, что может привести к изменениям в интерфейсе, хотя на платформе ничего не менялось.
В рамках многоязычности для журналов важным моментом является возможность для пользователя, который нашёл статью журнала на портале, перейти по ссылке и изменить язык интерфейса сайта на тот, который ему удобен. При этом адрес страницы останется неизменным, и пользователь сможет сохранить её в закладках или ссылаться на неё.
Этот момент также важен для индексации, поскольку на платформе можно размещать различные языковые версии одного и того же произведения. Платформа поддерживает многоязычные версии как для произведений, так и для статических страниц, например, с описанием правил для авторов журнала.
Когда пользователь переходит на страницу, он видит одну и ту же информацию, но на выбранном языке. Например, если автор из Китая решит ознакомиться с правилами для авторов, он увидит флаг своей страны и сможет переключить интерфейс на китайский язык. Если тексты подготовили на китайском, он также сможет увидеть их, а не только версии на английском или русском.
Перейдя на соответствующую страницу, пользователь увидит текст на китайском языке, если такая версия подготовлена. То же самое касается информации о статьях. Платформа не выполняет автоматический перевод, но, если у автора есть версии метаданных или полных текстов на других языках, он может разместить их как дополнение к существующим страницам, не создавая новых сайтов или страниц.
В интерфейсе журнала статья или произведение может иметь несколько языковых версий, сохраняя при этом те же выходные данные и метаданные, а также несколько языковых версий верстки. Все эти версии будут размещаться на одной и той же странице. Таким образом, Google Scholar и другие поисковые системы не будут считать, что авторы написали три статьи, если на самом деле была написана только одна.
Основной язык выбирается в настройках и влияет на отображение сайта для пользователей из разных стран. Например:
Если пользователь заходит из России, сайт откроется на русском, даже если основной язык – английский.
Если пользователь заходит из другой страны, сайт откроется на языке, соответствующем настройкам браузера или IP-адресу.
Журналы могут также принимать статьи и публиковать их на нескольких языках. Это настраивается в разделе языков. При этом для каждого языка должна быть создана отдельная версия метаданных и аннотаций.
Отсутствие английского языка в настройках журнала приведет к невозможности подачи статей на русском языке, например. Обеспечение двуязычности в метаданных является обязательным стандартом для работы на платформе.
5.1.5 Импрессум
На Платформе данный раздел именуется «Импрессум», однако, более корректным и традиционным для российской научной практики названием может являться «Редколлегия».
Подробное описание вынесено в отдельный раздел настоящей инструкции (п. 10.2.2 «Импрессум»).
5.1.6 Почта
Электронная редакция генерирует типовые сообщения для взаимодействия между авторами, рецензентами, редакцией и издателем. Примеры типовых событий:
- Автор загрузил статью;
- Редакция отправила статью рецензенту;
- Рецензент принял приглашение;
- Статья принята или отклонена.
Для каждого такого события предусмотрены шаблоны писем, которые можно редактировать. Например, издатель может попросить добавить в шаблоны ссылки на инструкции для авторов или рецензентов. Это можно сделать в разделе «Почта».
В данном разделе расположены шаблоны всех стандартных писем, участвующих в редакционной переписке. Шаблоны писем расположены в таблице со следующими столбцами: «Шаблоны писем», «Отправитель», «Получатель», «Тема», «Действие». Каждое письмо возможно отредактировать, а также создать новое письмо (Рис. 44).
Рис. 44 – Почта
Платформа предоставляет более 100 шаблонов писем. Эти письма можно редактировать под нужды редакции, что помогает сократить время на написание повторяющихся сообщений. Например, уведомления о том, что статья принята к публикации, отклонена или возвращена на доработку, можно автоматически отправлять авторам.
5.1.7 Инструменты
В данном разделе можно настроить дополнительные возможности для читателей.
На Платформе также есть инструменты, ориентированные на читателей и посетителей сайта, даже если они не являются авторами или рецензентами. Эти инструменты помогут пользователям взаимодействовать с Платформой.
На каждой странице научного произведения пользователи увидят, например, сервис для цитирования, информацию о метаданных и переходы по структурным элементам статьи. Все эти функции реализованы единообразно и не требуют создания отдельных блоков для каждой статьи. Платформа автоматически выводит структурированную информацию для всех произведений журнала.
На Платформе функционирует единая база данных. Все произведения, опубликованные в журнале, попадают в эту базу, доступную для структурированного поиска по различным полям и элементам. Поиск работает по булевой логике, с учётом операторов. Платформа также позволяет искать по содержимому PDF-файлов, что позволяет находить статьи даже по терминам, которые могут не быть указаны в метаданных.
Система поиска работает как внутри конкретного журнала, так и по всей Платформе. Если искать статью конкретного автора, которая отсутствует в данном журнале, есть возможность найти все статьи этого автора в других журналах, размещённых на Платформе, по крайней мере, в доступных архивах.
На страницах статей доступны стандартные инструменты:
Цитирование – готовая ссылка на статью в разных библиографических стилях.
Скачивание метаданных – данные о статье для импорта в библиографические менеджеры.
Поделиться – возможность отправить ссылку на статью коллегам.
Комментарии – функция, позволяющая оставлять отзывы на статьи.
5.1.8 Статистика и отчеты
Раздел «Статистика и отчёты» предназначен для отображения ключевых показателей работы журнала и анализа динамики обработки статей. В начале раздела указано его название и краткое пояснение о том, какие данные представлены. Здесь можно увидеть информацию о времени, затраченном на рецензирование статей, количестве публикаций, а также активности пользователей и читателей.
Центральное место занимает форма фильтрации данных, которая позволяет выбрать интересующие параметры для анализа. Пользователь может указать тип публикаций (например, статьи) и задать временной период, выбрав конкретный год.
В разделе представлена информация о количестве поданных статей, статей, находящихся в обработке, а также о тех, которые были приняты или отклонены. Отдельное внимание уделено срокам, затрачиваемым на рецензирование и публикацию, что позволяет оценить эффективность работы редакции. Кроме того, отображаются общие показатели активности пользователей и читателей, включая число новых регистраций и количество просмотров за указанный период.
Дополнительно предусмотрен инструмент для генерации отчётов. Пользователи могут сформировать различные отчёты, такие как динамика подачи и обработки статей или активность рецензентов. Эти данные можно скачать в формате электронных таблиц (OpenOffice Calc или Excel), что удобно для дальнейшего анализа и презентации.
В данном разделе используется форма (Рис. 45).
Рис. 45 – Статистика & отчеты
5.1.9 Платежи
В данном разделе возможно настроить платежи за доступ к контенту, за подачу рукописи, за подписку и др.
Платежные функции Платформы позволяют издателям принимать оплату за:
- подписку на журнал или отдельные статьи;
- редакционные услуги (например, обработку статьи);
- печатные копии выпусков.
Эти возможности включают:
- Интеграцию с платежными системами (например, PayPal или банковскими картами).
- Историю платежей, доступную для анализа.
Примечание. Если издатель планирует использовать платежные функции, это нужно предварительно согласовать.
5.1.10 Объявления
В данном разделе возможно создание объявлений, которые будут отображаться на основной странице журнала. При заведении директории журнала на Платформе этот раздел не отображается. Для доступа к этому разделу необходимо перейти в раздел «Объявления» и включить возможность добавления объявлений, установив флажок в пункте «Разрешить менеджерам журнала создавать объявления» (п. 5.4.4.8 «Объявления»).
Рис. 46 – Управление страницами. Объявления
5.1.10.1 Ключевые элементы раздела
Ключевые элементы раздела включают (см. Рис. 46):
1.Навигация
Заголовок страницы: «Создать».
Указано местоположение в разделе сайта: «Главная > Пользователи > Управление журналом > Объявления > Создать».
Два переключателя языков: «Данные на английском» и «Данные на русском».
2.Форма создания объявления
Поле «Название» – текстовое поле для ввода заголовка объявления.
Поле для загрузки изображения – возможность добавить изображение к объявлению. Для этого необходимо загрузить изображение в файловую систему журнала, а затем скопировать ссылку и вставить в объявление.
Поле «Краткое описание» – редактор текста, позволяющий вводить краткий текст объявления с использованием инструментов форматирования (жирный шрифт, курсив, списки, вставка кода, формулы LaTeX и пр.).
Поле «Описание» – расширенный текстовый редактор для ввода основного текста объявления, с теми же функциями редактирования.
3.Опции публикации
Поле «Опубликовано» – выбор даты публикации.
Поле «Актуально до» – настройка даты завершения действия объявления (можно оставить пустым для неопределённого срока).
Чекбокс «Отправить уведомление» – отправка уведомлений пользователям после сохранения объявления.
4.Кнопки управления
«Сохранить» – сохранить созданное объявление.
«Сохранить и Создать Другое» – сохранить объявление и перейти к созданию нового.
«Отменить» – отмена текущего действия.
Этот раздел удобен для редакций, желающих информировать аудиторию о важных новостях, событиях или изменениях.
5.1.10.2 Примеры создания объявлений
Пример 1.
Можно создать объявление о начале приёма статей для специального выпуска или о новых требованиях к авторам. Объявления автоматически появляются на главной странице сайта и в разделе «Объявления».
Чтобы создать новое объявление следует:
- Перейти в раздел «Издатель», выбрать «Объявления».
- Нажать «Добавить объявление».
- Указать заголовок, описание, добавьте изображение (по желанию).
- Установить дату публикации и окончания действия объявления (если нужно).
Пример 2
Можно создать объявление о начале приёма статей для специального выпуска или о новых требованиях к авторам.
5.1.10.3 Дополнительные категории контента, которые могут отображаться внизу страницы журнала
Объявления на Платформе разделены по языкам.
Если издатель добавляет новость только на русском языке, она будет отображаться только на русскоязычной версии сайта.
На английской версии эта новость не появится, что может создать впечатление, будто новости вообще отсутствуют.
Платформа поддерживает возможность создавать несколько языковых версий одной новости. Однако, если для русскоязычной новости не заполнены англоязычные поля, она не будет отображаться на английской стороне сайта.