6.3 Редакционно-издательский процесс

6.3.1 Начальная редакторская стадия

После загрузки рукопись становится видна редактору журнала и редактору конкретного раздела (если эта опция включена в настройках). 

Разделение обязанностей и настроек доступа между редактором и редакторами разделов может происходить по разным сценариям (настраивается издателем, см. п. 5.1.2 «Разделы»): 

1. за редакторами разделов закреплены один или больше разделов. При этом новые рукописи отправляются на редакцию по умолчанию к редактору соответствующего раздела, решающему вопрос о ее дальнейшем движении. Редактору доступны рукописи из всех разделов, он может самостоятельно контролировать дальнейшее движение рукописи, а также закрепить ее за редактором любого раздела;
2. редактор закрепляет за редакторами разделов каждую рукопись вручную. Также, как и в предыдущем варианте, редактор может сам определять дальнейший ход рассмотрения рукописи;
3. комбинация этих вариантов в любом объеме.

Как только рукопись становится доступной редактору или редактору раздела, он может 

1. отклонить ее, как не соответствующую уровню или тематике журнала (автора можно уведомить об этом), при этом рукопись сохраняется в архиве;
2. принять решение о публикации статьи;
3. отправить рукопись на рецензирование.

6.3.2 Рецензирование 

Процесс рецензирования рукописи начинается с выбора редактором, отвечающим за нее, рецензентов (одного или нескольких). Стоит заметить, что до отправки на рецензирование, редактор имеет возможность самостоятельно внести изменения в рукопись. Выбрав рецензентов, редактор отправляет им просьбу о рецензировании. 

Если используется стандартная схема процесса рецензирования, то рецензент для ответа должен перейти по ссылке. На открывшейся странице, после названия рецензируемой статьи и контактных данных редактора, он увидит вопрос: «Будете ли вы рецензировать?» Он может ответить «да» или «нет». Таким образом, рецензент должен просто выбрать, будет ли он рецензировать статью или нет.

Если рецензент не ответил на приглашение, Платформа отправит первое автоматическое напоминание, указывая, что он не дал ответа. 

Если используется традиционная схема, процесс немного отличается. В письме с приглашением рецензенту прямо указывается просьба ответить на письмо: готов ли он рецензировать статью. В этом случае редактор должен самостоятельно поставить отметку о согласии или несогласии рецензента проводить рецензирование. 

Автоматическое напоминание о том, что рецензент не ответил на приглашение, отправляется Платформой только один раз. Повторные напоминания могут быть отправлены с Платформы редактором вручную.

Если рецензент ответил, что не будет рецензировать, Платформа снимает с него задачу. В текущем раунде рецензирования ставится отметка о том, что рецензент отказался. В следующем раунде рецензирования, если он снова будет приглашен, редактор сможет его пригласить, но повторно пригласить отказавшегося рецензента в этом раунде уже нельзя.

Если рецензент согласился рецензировать статью, то всё равно существует окно с ограничением срока рецензирования. Платформа автоматически напомнит рецензенту о том, что срок рецензирования либо уже истёк, либо близится к завершению. Срок измеряется в днях, прошедших с момента согласия рецензента.

Если рецензент сказал «да», но ещё не заполнил форму рецензии, а срок рецензирования уже истёк, Платформа отправит напоминание. Например, если запросили рецензию до 1 апреля, а сегодня 1 апреля, то напоминание можно отправить сегодня, завтра или через несколько дней, чтобы напомнить рецензенту, что рецензия ещё не получена.

Текст напоминания и количество дней, по прошествии которых оно будет отправлено, можно настроить. Напоминание будет отправлять Платформа, а не редактор. Издатель настраивает эти параметры по умолчанию. В любой момент также можно отправить не повторное приглашение, а напоминание о том, что срок рецензирования заканчивается или уже истёк. Напоминайте рецензентам, что они всё ещё могут предоставить рецензию.

Если рецензент ответил отказом, редактор подбирает другого. Процесс рассмотрения рукописи не продолжается до тех пор, пока рецензенты не подтвердят свое согласие, а для случаев, когда ожидание ответа затянулось, предусмотрены напоминания, которые Платформа сама отправляет через указанное в настройках время. Также всегда есть возможность отмены запроса на рецензирование, в таком случае рецензент получит письмо-уведомление. 

Дав согласие, рецензент авторизуется на сайте журнала, где происходит ознакомление с рукописью и написание рецензии. Помимо собственно рецензирования, он также составляет свое мнение о дальнейшей судьбе рукописи: опубликовать; доработать и опубликовать; существенно доработать и вновь отправить на рецензирование; отклонить.

О работе рецензента см. подраздел 6.6 «Роль Рецензент».

6.3.3 Решение редактора 

Принимая во внимание мнение рецензентов, редактор определяет дальнейший сценарий развития событий.

1. Принять статью – рукопись продолжает дальнейшее движение в редакции;
2. Внести исправления по требованию редакции – редактор уведомляет авторов о том, что необходима доработка до отправки рукописи на этап рецензирования;
3. Доработать для повторного рецензирования – предполагается основательная доработка рукописи и новое рецензирование;
4. Отклонить.

Во всех случаях автор рукописи получает уведомление.

6.3.4 Правка 

В случае если редактор принял решение о публикации, рукопись поступает на правку литературным редакторам (в роли литературного редактора могут быть разные участники редакционно-издательского процесса: научный редактор, корректор, литературный редактор, статистический редактор и др.). Все участники редакционно-издательского процесса, относящиеся к роли «Лит.редактор», работают с WORD-версией рукописи и вносят правки в текст. Для сверки правок, получения ответов на возникающие вопросы, утверждения изменений в цепочку движения рукописи обязательно входит сам автор.

6.3.5 Назначение на публикацию 

Как только литературный редактор(ы) закончил работу с рукописью, она может быть назначена Редактором на публикацию в один из выпусков. Дальнейшая обработка рукописи будет включать работу по дизайну (верстке) и корректуру. Изменения в текст рукописи на данном этапе уже не вносятся, и может быть определен выпуск журнала, в котором будет опубликована рукопись.

6.3.6 Дизайн/Верстка 

На этом этапе рукописью занимается дизайнер (верстальщик). Как правило, используются шаблоны. Однако есть возможность персонализированного дизайна для каждой конкретной рукописи.

6.3.7 Коррекция 

Корректура является завершающим этапом обработки рукописи перед публикацией. На данном этапе производится работа с файлом верстки (PDF). Изменения могут вносить сам автор и корректор, после чего дизайнер может внести в файл верстки сделанные ранее все правки, если это требуется.

6.3.8 Упрощенная схема 

В настройках есть возможность ускоренной обработки рукописи по упрощенной схеме, когда редактор выступает также в роли литературного редактора, дизайнера (используется один из готовых шаблонов) и корректора (настройка осуществляется Издателем на шаге 4 «Управление», см. п. 5.4.4). 

6.3.9 Публикация выпуска 

Выпуск журнала может быть опубликован редактором после завершения всех этапов обработки статьи перед публикацией. 

6.3.10 Переход статьи между этапами 

Для движения рукописи с одного этапа подготовки на другой сотрудники редакции должны выполнить следующие действия:

1. отправить файл рукописи следующему работнику редакции (закрепить рукопись за следующей ролью);
2. уведомить сотрудника о закреплении за ним рукописи. Данное действие строго обязательно при отправке рукописи рецензентам, однако может быть опущено при движении статьи между другими сотрудниками редакции.

Оба эти действия выполняются одновременно при нажатии на значок конверта в поле «Запрос». Рукопись переходит дальше по цепочке работников редакции, о чем их предлагается уведомить письмом, что, как уже было сказано, является обязательным при отправке рукописи рецензентам.

6.3.11 Online-First публикация

Функция Online-First публикация позволяет публиковать статьи до выхода номера, что особенно важно для приоритетных и актуальных исследований.

6.3.11.1 Как включить функцию

Для включения функции следует выполнить следующие действия:

1. В настройках журнала на третьем или четвертом шаге (см. п. 5.4) активировать публикацию статей в режиме «online-first».
2. После этого в верхнем меню журнала «Выпуски» появится раздел «Принято в печать».

Что это дает:

1. принятые к публикации статьи становятся доступны на сайте;
2. для каждой статьи можно указать данные авторов, DOI и другие метаданные;
3. статьи будут видны на главной странице журнала в разделе «Принято в печать» в формате «карусели» или статичных блоков.

6.3.11.2 Публикация статьи до выхода номера

После активации режима «online-first» появляется возможность опубликовать статью до выхода номера, выполнив следующие действия:

1. Открыть досье статьи во вкладке «Редакция».

2. Загрузить файл статьи (например, в формате PDF) или создать черновую версию.

3. Нажать кнопку «Применить online-first».

Статья появится в разделе «Принято в печать» на сайте журнала. Она будет доступна для просмотра с аннотацией, ключевыми словами и другими метаданными. Если полный текст статьи доступен, Платформа покажет соответствующую ссылку.

6.3.11.3 Загрузка файлов для предварительного просмотра

Если статья еще не сверстана, можно загрузить предварительный файл в формате PDF с водяным знаком, чтобы показать читателям черновую версию. Для этого следует:

1. Перейти во вкладку «Верстка» и загрузить файл статьи.

2. Указать язык файла и сделать его доступным для просмотра.

6.3.11.4 Настройка доступа.

Можно сделать статью полностью открытой или доступной только подписчикам. Для этого следует:

1. Перейти в настройки выпуска.

2. Указать, является ли статья подписной или доступной в открытом доступе.

6.3.11.4 Регистрация DOI для статей в режиме «online-first»

Если DOI для статьи известен заранее, его можно зарегистрировать на этапе публикации в режиме «online-first», выполнив следующие действия:

1. В разделе «Редактор» выбрать «Импортировать/Экспортировать данные».
2. Нажать «Экспортировать online-first».
3. Зарегистрировать DOI для выбранных статей.

Это позволяет авторам указывать DOI в своих грантовых отчетах и цитировать статью до выхода её в составе выпуска.